Informasi spesifik yang mencakup riwayat pekerjaan seseorang, termasuk jabatan,
tanggung jawab, pencapaian, dan
pengalaman kerja yang dimiliki selama masa karirnya.
Receptionists and Information Clerks
Job Task Details
Rincian Tugas Kerja
Menjawab pertanyaan dan memberikan informasi kepada masyarakat umum, pelanggan, pengunjung, dan pihak berkepentingan lainnya mengenai kegiatan yang dilakukan di tempat dan lokasi departemen, kantor, dan karyawan dalam organisasi.
Mengoperasikan panel telepon untuk menjawab, menyaring, atau meneruskan panggilan, menyediakan informasi, menerima pesan, atau menjadwalkan janji temu.
Menyambut orang yang memasuki suatu tempat, menentukan sifat dan tujuan kunjungan, serta mengarahkan atau mengantar mereka ke tujuan tertentu.
Menerima pembayaran dan mencatat tanda terima untuk layanan.
Jadwalkan janji temu dan pertahankan serta perbarui kalender janji temu.
Mengirimkan informasi atau dokumen kepada pelanggan, menggunakan komputer, surat, atau mesin faksimili.
Activities
Aktivitas
Bekerja dengan Komputer — Menggunakan komputer dan sistem komputer (termasuk perangkat keras dan perangkat lunak) untuk memprogram, menulis perangkat lunak, mengatur fungsi, memasukkan data, atau memproses informasi.
Mendapatkan Informasi — Mengamati, menerima, dan memperoleh informasi dari semua sumber yang relevan.
Tampil untuk atau Bekerja Langsung dengan Publik — Tampil untuk orang lain atau berinteraksi langsung dengan publik. Ini termasuk melayani pelanggan di restoran dan toko, serta menerima klien atau tamu.
Berkomunikasi dengan Atasan, Rekan Kerja, atau Bawahan — Memberikan informasi kepada atasan, rekan kerja, dan bawahan melalui telepon, dalam bentuk tertulis, email, atau secara langsung.
Membuat Keputusan dan Memecahkan Masalah — Menganalisis informasi dan mengevaluasi hasil untuk memilih solusi terbaik dan memecahkan masalah.
Skills
Keterampilan
Berbicara — Berbicara kepada orang lain untuk menyampaikan informasi secara efektif.
Mendengarkan Secara Aktif — Memberikan perhatian penuh terhadap apa yang dikatakan orang lain, meluangkan waktu untuk memahami pokok bahasan, mengajukan pertanyaan bila perlu, dan tidak menyela pada saat yang tidak tepat.
Orientasi Pelayanan — Secara aktif mencari cara untuk membantu orang lain.
Berpikir Kritis — Menggunakan logika dan penalaran untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan solusi alternatif, kesimpulan, atau pendekatan terhadap masalah.
Pemahaman Membaca — Memahami kalimat dan paragraf tertulis dalam dokumen terkait pekerjaan.
Digital Skills
Keahlian Digital
Perangkat lunak akuntansi — Perangkat lunak penagihan; Perangkat lunak pembukuan; Intuit QuickBooks
Antarmuka pengguna basis data dan perangkat lunak kueri — Perangkat lunak sistem pemrosesan klaim; FileMaker Pro; Sistem Kontrol Pemrosesan Cek IBM CPSC; e-CARMA St. Paul Traveler
Perangkat lunak surat elektronik — Perangkat lunak email; IBM Notes; Microsoft Outlook
Perangkat lunak medis — GE Healthcare Centricity EMR; Kodak Dental Systems; Kodak SOFTDENT; Perangkat lunak manajemen praktik PMS; McKesson Lytec; Perangkat lunak pengodean kondisi medis
Perangkat lunak pengolah kata — Aplikasi 3M Post-it; Google Docs; Microsoft Word
Abilities
Kemampuan
Ekspresi Lisan — Kemampuan mengomunikasikan informasi dan ide dalam berbicara sehingga orang lain dapat memahaminya.
Pemahaman Lisan — Kemampuan untuk mendengarkan dan memahami informasi dan ide yang disampaikan melalui kata-kata dan kalimat lisan.
Pengenalan Ucapan — Kemampuan untuk mengidentifikasi dan memahami ucapan orang lain.
Kejelasan Bicara — Kemampuan berbicara dengan jelas sehingga orang lain dapat memahami Anda.
Pemahaman Tertulis — Kemampuan untuk membaca dan memahami informasi dan ide yang disajikan dalam tulisan.
Knowledge
Pengetahuan
Layanan Pelanggan dan Pribadi — Pengetahuan tentang prinsip dan proses penyediaan layanan pelanggan dan pribadi. Ini mencakup penilaian kebutuhan pelanggan, pemenuhan standar kualitas layanan, dan evaluasi kepuasan pelanggan.
Administratif — Pengetahuan tentang prosedur dan sistem administratif dan perkantoran seperti pengolah kata, pengelolaan berkas dan catatan, stenografi dan transkripsi, perancangan formulir, dan terminologi tempat kerja.
Bahasa Inggris — Pengetahuan tentang struktur dan isi bahasa Inggris termasuk arti dan ejaan kata, serta aturan komposisi dan tata bahasa.
Komputer dan Elektronik — Pengetahuan tentang papan sirkuit, prosesor, chip, peralatan elektronik, dan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, termasuk aplikasi dan pemrograman.
S1 : Manajemen, Administrasi Publik, Pariwisata, Ilmu Komunikasi
Interest
Minat
Konvensional — Pekerjaan melibatkan kepatuhan terhadap prosedur dan peraturan untuk mengelola informasi atau data, biasanya dalam lingkungan bisnis. Pekerjaan konvensional sering dikaitkan dengan pekerjaan kantor, akuntansi, matematika/statistik, teknologi informasi, keuangan, atau sumber daya manusia.
Wirausaha — Pekerjaan melibatkan pengelolaan, negosiasi, pemasaran, atau penjualan, biasanya di lingkungan bisnis, atau memimpin atau memberi nasihat kepada orang-orang dalam situasi politik dan hukum. Pekerjaan yang berjiwa wirausaha sering dikaitkan dengan inisiatif bisnis, penjualan, pemasaran/periklanan, keuangan, manajemen/administrasi, konsultasi profesional, berbicara di depan umum, politik, atau hukum.
Sosial — Pekerjaan melibatkan membantu, mengajar, menasihati, membantu, atau memberikan layanan kepada orang lain. Pekerjaan sosial sering kali dikaitkan dengan kegiatan sosial, perawatan kesehatan, layanan pribadi, pengajaran/pendidikan, atau keagamaan.
Work Ethic
Etos Kerja
Keterampilan Komunikasi yang Baik — Resepsionis dan petugas informasi harus memiliki keterampilan komunikasi lisan dan tulisan yang sangat baik. Mereka harus dapat menyampaikan informasi dengan jelas, baik kepada pelanggan, pengunjung, maupun karyawan, serta menjawab pertanyaan dengan sabar dan ramah.
Sikap Ramah dan Profesional — Sebagai wajah pertama dari suatu organisasi, resepsionis harus memiliki sikap yang ramah, sopan, dan profesional. Mereka harus dapat menghadapi situasi yang penuh tekanan atau berurusan dengan pengunjung atau pelanggan yang tidak sabar dengan tenang dan penuh hormat.
Organisasi dan Ketelitian — Resepsionis dan petugas informasi sering menangani banyak tugas sekaligus, seperti menerima telepon, mengatur jadwal, atau mencatat informasi penting. Etos kerja yang baik mencakup keterampilan organisasi yang kuat dan ketelitian untuk mengelola tugas-tugas administrasi dengan efisien.
Kemampuan Multitasking — Profesi ini sering kali melibatkan banyak tugas yang harus dikelola secara bersamaan, seperti menyambut pengunjung, menerima telepon, dan mengatur jadwal. Kemampuan untuk multitasking dengan efisien adalah keterampilan yang sangat dibutuhkan.
Tanggung Jawab dan Keandalan — Sebagai orang yang pertama kali dihubungi atau ditemui oleh pelanggan, resepsionis harus dapat diandalkan untuk memberikan informasi yang akurat dan memastikan setiap permintaan atau kebutuhan pelanggan dipenuhi dengan tepat waktu.
Fleksibilitas dan Adaptasi — Resepsionis dan petugas informasi seringkali dihadapkan pada situasi yang berubah-ubah. Mereka harus mampu beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan jadwal atau permintaan mendadak dan tetap menjaga kualitas layanan pelanggan.
Keterampilan Teknologi — Menguasai perangkat lunak kantor, sistem telepon, serta alat komunikasi lainnya adalah bagian dari etos kerja dalam profesi ini. Kemampuan untuk dengan cepat mengoperasikan teknologi yang diperlukan untuk tugas administratif dan layanan pelanggan sangat penting.
Sabar dan Empati — Petugas informasi sering berhadapan dengan pelanggan atau pengunjung yang membutuhkan bantuan atau informasi, dan kadang-kadang mereka mungkin tidak sabar atau bingung. Etos kerja yang baik mencakup kemampuan untuk mendengarkan dengan penuh perhatian, memberikan dukungan yang dibutuhkan, dan menunjukkan empati terhadap situasi mereka.
Work Style
Gaya Kerja
Integritas — Pekerjaan menuntut kejujuran dan etika.
Pengendalian Diri — Pekerjaan ini mengharuskan kita untuk tetap tenang, mengendalikan emosi, mengendalikan amarah, dan menghindari perilaku agresif, bahkan dalam situasi yang sangat sulit.
Keandalan — Pekerjaan menuntut seseorang untuk dapat diandalkan, bertanggung jawab, dan dapat diandalkan, serta memenuhi kewajiban.
Toleransi Stres — Pekerjaan mengharuskan menerima kritik dan menangani situasi stres tinggi dengan tenang dan efektif.
Kepedulian terhadap Orang Lain — Pekerjaan menuntut kepekaan terhadap kebutuhan dan perasaan orang lain serta bersikap pengertian dan suka menolong dalam pekerjaan.
